Künstliche Intelligenz ist in vielen Unternehmen längst auf der Agenda. Neue Tools werden getestet, erste Use Cases entwickelt und Mitarbeitende sammeln Erfahrungen mit KI-gestützten Anwendungen.
Doch die entscheidende Frage ist nicht, wo KI technisch eingesetzt werden kann.
Sondern: Wo schafft sie im Prozessmanagement und in operativen Prozessen tatsächlich einen Mehrwert?
Denn einzelne Tools oder Pilotprojekte führen noch nicht automatisch zu besseren Prozessen. Ohne ein klares Verständnis der Abläufe, des konkreten Prozessproblems und der bestehenden Arbeitsweise besteht die Gefahr, dass KI punktuell eingesetzt wird – ohne nachhaltige Wirkung auf Effizienz, Qualität oder Zusammenarbeit
Der Prozessbedarf kommt vor der Technologie
Nicht jedes Prozessproblem ist ein KI-Problem.
Hoher manueller Aufwand, lange Bearbeitungszeiten oder wiederkehrende Fehler können unterschiedliche Ursachen haben: unnötige Prozessschritte, fehlende Standards, unklare Verantwortlichkeiten, Systembrüche oder aufwendige Informationsverarbeitung.
Je nach Ausgangslage kann deshalb Prozessoptimierung, Standardisierung, Automatisierung oder KI-Unterstützung der geeignete Hebel sein.
Ein sinnvoller KI-Einsatz beginnt daher nicht mit einem verfügbaren Tool, sondern mit dem konkreten Prozessbedarf:
Welches Problem wollen wir lösen – und welchen messbaren Mehrwert soll KI dabei schaffen?
Erst wenn diese Frage beantwortet ist, lässt sich beurteilen, ob und wie KI sinnvoll eingesetzt werden kann.
KI kann auf zwei Ebenen unterstützen
Für den gezielten Einsatz von KI im Prozesskontext unterscheiden wir zwei Perspektiven: KI am Prozess und KI im Prozess.
KI am Prozess unterstützt die Prozessmanagement-Arbeit selbst. Informationen aus Interviews oder Workshops können strukturiert, Prozessbeschreibungen vorbereitet oder bestehende Abläufe analysiert werden. Auch bei der Modellierung, der Aufbereitung von Prozesswissen und der Identifikation von Verbesserungspotenzialen kann KI Prozessmanager gezielt unterstützen.
KI im Prozess unterstützt Menschen und wissensintensive Tätigkeiten innerhalb operativer Abläufe – beispielsweise bei der Aufbereitung und Klassifikation von Informationen, beim Wissenszugriff, bei der Erkennung von Mustern oder als intelligente Assistenz in komplexen Prozessschritten.
Beide Perspektiven verfolgen dasselbe Ziel: Prozessarbeit dort intelligenter zu unterstützen, wo ein konkreter Mehrwert entsteht.
Wo daraus Potenziale für die automatisierte Ausführung von Prozessschritten oder Workflows entstehen, schafft die Prozessanalyse gleichzeitig die fachliche Grundlage für eine weiterführende Automation- oder Technology-Umsetzung.
Nicht jeder mögliche KI-Use-Case ist auch ein sinnvoller Use Case
Mit den technologischen Möglichkeiten wächst schnell die Zahl potenzieller Anwendungsfälle. Entscheidend ist deshalb eine systematische Bewertung.
Wo entsteht heute hoher manueller oder kognitiver Aufwand? Welche Tätigkeiten sind wiederkehrend und informationsintensiv? Wo können Qualität, Geschwindigkeit oder Wissenszugriff durch KI-Unterstützung verbessert werden? Welche Informationen stehen dafür zur Verfügung? Und an welchen Stellen bleiben menschliche Erfahrung, Bewertung und Entscheidung unverzichtbar?
Dabei ist KI nicht automatisch die richtige Antwort. Je nach Prozessproblem kann der größere Hebel auch in klassischer Prozessoptimierung, Standardisierung oder Automatisierung liegen.
So entsteht aus einer Vielzahl technologischer Möglichkeiten ein priorisiertes Portfolio relevanter KI-Use-Cases – mit einem klaren Bezug zum Prozessproblem und zum erwarteten Nutzen.
KI ist Verstärker, nicht Ersatz
KI kann Informationen schnell strukturieren, Muster erkennen, Inhalte aufbereiten und Mitarbeitende bei komplexen Aufgaben unterstützen.
Doch Geschwindigkeit ersetzt keine fachliche Qualität.
Ein Prozessmodell muss zur tatsächlichen Arbeitsweise passen. Eine Analyse muss fachlich eingeordnet werden. Ein Vorschlag muss im jeweiligen Prozess- und Organisationskontext funktionieren.
Deshalb bleibt der Mensch ein zentraler Bestandteil von AI-enabled Process Management. Methodik, fachliche Bewertung, Qualitätskontrolle und Verantwortung werden nicht an KI abgegeben.
Human Review und klare Verantwortlichkeiten sind damit keine nachträgliche Ergänzung, sondern von Beginn an Bestandteil der KI-gestützten Arbeitsweise.
Von der Idee zum validierten Use Case
Ein systematischer KI-Einsatz im Prozessmanagement braucht mehr als einzelne Experimente. Potenziale müssen identifiziert, priorisiert, im Prozesskontext erprobt und erfolgreiche Ansätze anschließend nachhaltig verankert werden.
Unser Ansatz folgt dabei drei Schritten:
Identifizieren: Wir analysieren Prozessmanagement-Aktivitäten und operative Prozesse, machen konkrete Probleme und Aufwände transparent und identifizieren geeignete Potenziale für KI am Prozess und KI im Prozess. Dabei prüfen wir auch, ob KI tatsächlich der richtige Hebel ist – oder ob Prozessoptimierung beziehungsweise Automatisierung besser geeignet sind.
Erproben: Ausgewählte Use Cases werden in einem abgegrenzten Prozesskontext praxisnah validiert. Dabei betrachten wir nicht nur, ob KI grundsätzlich funktioniert, sondern insbesondere, ob sie die bestehende Arbeitsweise sinnvoll unterstützt und einen nachvollziehbaren Prozessnutzen schafft.
Verankern: Erfolgreiche KI-gestützte Arbeitsweisen werden in Prozessmanagement und Organisation verankert. Klare Verantwortlichkeiten, Human Review, geeignete Governance und die Befähigung der beteiligten Teams schaffen die Grundlage für einen nachhaltigen und skalierbaren Einsatz.
Von einzelnen Use Cases zu einer organisationalen Fähigkeit
Der langfristige Mehrwert entsteht nicht durch möglichst viele voneinander unabhängige KI-Piloten. Entscheidend ist die Fähigkeit einer Organisation, relevante Einsatzfelder selbstständig zu erkennen, sinnvoll zu bewerten und erfolgreiche Ansätze auf weitere Prozesskontexte zu übertragen.
Process Owner und Prozessmanager müssen dafür keine KI-Spezialisten werden. Sie sollten jedoch verstehen, welche Aufgaben sich für KI-Unterstützung eignen, welche Qualität sie von Ergebnissen erwarten können und an welchen Stellen menschliche Prüfung und Verantwortung notwendig bleiben.
So wird aus einzelnen Use Cases schrittweise eine wiederholbare Fähigkeit: AI-enabled Process Management.
Prozessverständnis entscheidet über den Mehrwert von KI
Der Mehrwert von KI entsteht nicht dadurch, dass möglichst viele Prozessschritte mit KI angereichert oder automatisiert werden.
Er entsteht dort, wo ein konkretes Prozessproblem auf einen geeigneten KI-Anwendungsfall trifft.
Richtig eingesetzt kann KI Prozessmanager bei Erhebung, Dokumentation, Modellierung und Analyse unterstützen, manuelle und wissensintensive Arbeit reduzieren und Mitarbeitenden innerhalb operativer Prozesse gezielt Assistenz bieten.
Dafür müssen Unternehmen jedoch verstehen, welches Problem sie lösen wollen, welchen konkreten Mehrwert KI schaffen soll und welche Verantwortung weiterhin beim Menschen liegt.
Deshalb beginnt AI-enabled Process Management für uns nicht mit der Frage:
„Wo können wir KI einsetzen?“
Sondern:
„Wo kann KI unsere Prozessarbeit oder unsere Prozesse nachweisbar besser machen?“
Machen Sie KI zum Verstärker Ihres Prozessmanagements – gezielt, wirksam und verantwortungsvoll.